Endre og rette opp regningskort
Har du gjort en feil, opprettet et regningskort dobbelt, tatt betalt ved en feil eller har behov for å endre regningskort av andre årsaker, kan du enkelt gjøre endringer på regningskortet. På denne måten har du mulighet til å rette opp eventuelle feil i regnskapet.
Basert på statusen for regningskortet, vil du få mulighet til å:
  • Tilbakebetale
  • Kreditere
  • Makulere
  • Tapsføre
Åpne regningskortet du ønsker å rette opp. På pasientkortet finner du oversikt over alle regningskort opprettet for pasienten.

Tilbakebetale

Alle regningskort som er betalt, uavhengig av hvem, kan tilbakebetales.
Oversikt over regningskort med egenandel og helfo-andel. Tilbakebetal-knappen indikerer at pasienten har betalt egenandelen sin.
Et regningskort merket som betalt kontant eller med kort er registrert i systemet som betalt av pasient og må derfor registreres som tilbakebetaling, slik at det blir riktig i regnskapet.
Fanen Historikk gir oversikt over betalingsmetode. Denne ordren er betalt med kort og er den samme ordren som vist i forrige bilde.
Trykk på
og bekreft deretter tilbakebetaling (se hvordan). Her kan du fylle inn årsak til hvorfor regningskortet tilbakebetales, for eksempel hvis du har gjort en feil. Du kan også skrive inn kontonummeret summen skal tilbakebetales til som et notat til deg selv.
Merk at ett av feltene må fylles ut før du kan bekrefte.
Ønsker du å opprette en kopi av regningskortet som ble feil kan du også huke av for opprett kopi. Statusen på regningskortet endres til tilbakebetalt.
Selve tilbakebetalingen må gjennomføres i ditt banksystem. Dette blir også tydelig varslet om i vinduet som kommer opp som du kan se i bildet under.
Når du trykker på tilbakebetalt, vil du bli bedt om å bekrefte tilbakmelding. Du får opp en beskjed om hvordan selve tilbakebetalingen må gjennomføres.

Kreditere

Regningskort som viser at du kan kreditere. Dette innebærer at en faktura har blitt opprettet.
Et regningskort kan krediteres hvis faktura er valgt som betalingsmetode på regningskortet (se hvordan).
Hvis regningskortet har blitt betalt ved kort/kontant er regningskortet allerede betalt og må derfor tilbakebetales.
Trykk på
, og et nytt vindu med oppsummering åpner seg. Huk av om du vil opprette en kopi, eller trykk krediter igjen for å bekrefte.
I Historikk-fanen får du oversikt over hendelser. Pasient har blitt fakturert for dette regningskortet, og derfor vil du kun ha mulighet til å kreditere denne ordren.
På bildet over ser du historikken på et regningskort. Det er brukt en Helfo-takst med en Helfo-andel og pasient-andel. Pasientandel er merket som fakturert, og helfo-ordren er ikke sendt til Helfo. Derfor kan du kreditere dette regningskortet.

Makulere

Du kan makulere regningskort som ikke er fakturert eller betalt og regningskort som er lagret som utkast (se hvordan). Trykk
, og bekreft at du ønsker å makulere regningskortet.
Når du makulerer et regningskort slettes det helt. Alle spor blir fjernet fra pasientkortet og fra krediteringer-rapporten.
Regningskort som er fakturert kan ikke makuleres ettersom det er et regnskapsdokument. Det kan derimot krediteres.

Makulere eller kreditere?

Dette regningskortet kan både makuleres og krediteres. Hvilken handling du velger avhenger av behovet ditt.
I noen tilfeller kan du velge mellom å makulere og kreditere regningskort (se hvordan). Dersom det er viktig at regningskortet skal rapporteres velger du kreditering fremfor makulering. Krediterte regningskort kan fortsatt spores i systemet, mens når du makulerer slettes det helt.
I følgende tilfeller kan du velge mellom å makulere eller kreditere:
  • når du har opprettet et regningskort som utkast
  • når du har merket et regningskort som betal senere
  • når du har opprettet regningskort med Helfo-andel og egenandel er markert som betal senere, og Helfo-oppgjøret ikke er sendt.
Bilde viser historikken på regningskortet. Pasientandelen er merket som betales senere, og Helfo-andelen har ikke blitt sendt inn. Dermed kan du velge både makuler og krediter.
På bildet over ser du historikken på et regningskort. Det er brukt en Helfo-takst med en Helfo-andel og pasient-andel. Pasientandel er merket betales senere, og helfo-ordren er ikke sendt til Helfo. Derfor er dette regningskortet både mulig å makulere og kreditere.

Tapsføre

Det er mulig å tapsføre regningskort når visse kriterier er oppfylt:
  • Regningskort med en ubetalt pasientandel kan tapsføres hvis pasienten er fakturert via PatientSkys fakturamodul, fakturaen har gått over betalingsfristen og er eldre enn to måneder gammel fra betalingsfrist. Da får du opp knappen Tapsfør på fakturaen. Du kan søke opp fakturaen i fakturamodulen. Merk at knappen ikke kommer opp på regningskortet, kun på fakturaen.
Denne fakturaen har gått over betalingsfristen og er eldre enn to måneder gammel fra betalingsfrist. Den kan derfor tapsføres.
Når du tapsfører fakturaen, må du oppgi en årsak (se hvordan). Fakturaen endrer status til Tapsført og legger seg under Arkivert i fakturamodulen.
Tapsførte fakturaer får status Tapsført og legger seg under Arkivert i fakturamodulen
  • Helfo-andeler kan tapsføres når regningskortet er sendt i oppgjør til Helfo, blitt avvist og er eldre enn seks måneder gammelt. Da får du opp knappen Tapsfør refusjon på regningskortet.
På dette regningskortet er Helfo-ordren avvist og regningskortet er mer enn 6 måneder gammelt. Refusjonen kan derfor tapsføres.
Når du tapsfører refusjonen, blir du bedt om å bekrefte (se hvordan). Når regningskortet er tapsført, registreres det ny hendelse på regningskortet: Helfo tapsført.
Helfo-refusjonen er tapsført og ny hendelse er registrert i Historikk på regningskortet.
I måneds - og årsrapporten får du oversikt over alt som er tapsført i en måned.

Tilbakebetale ordre sendt til Convene-terminal

Bruker klinikken din Convene betalingsterminal, kan du trykke på tilbakebetal i PatientSky. Dette vil føre til at Convene får melding om at det faktisk skal tilbakebetales eller at faktura skal trekkes (hvis det er over midnatt og faktura allerede har blitt sendt).
Legg merke til at dette er en enveiskommunikasjon: PatientSky kan sende meldinger til Convene, mens Convene ikke kommuniserer tilbake til PatientSky. For å slippe å gjøre en handling to ganger bør derfor handlingen tilbakebetal gjøres fra PatientSky.
Patientsky-->Convene
Convene--> PatientSky

Se rapport over kredteringer og tilbakebetalinger

I økonomimodulen finner du rapporten Kreditering/tilbakebetaling med oversikt over alle dine krediterte fakturaer og tilbakebetalte regningskort. Her kan du sortere på regnskap, aktør, start - og sluttdato, tidsperiode og status på regningskortet.
Les mer om rapporten kreditering/tilbakebetaling her.

Ofte stilte spørsmål

Jeg har gjort feil på en Helfo-ordre, men har allerede sendt inn Helfo-oppgjør og avventer svar. Kan jeg kreditere eller tilbakebetale regningskort når Helfo-andelen er sendt inn?
Du kan ikke kreditere eller tilbakebetale så lenge du avventer svar fra Helfo. Har du derimot fått Helfo-orden avvist eller godkjent, vil du kunne kreditere eller tilbakebetale avhengig av status på regningskort.