Rapporter
Lær hvordan du ser og eksporterer rapporter i PatientSky.
Økonomimodulen gir deg tilgang til ulike rapporter som gir deg full oversikt over økonomien din. Rapportene kan tilpasses etter ulike behov og er tilgjengelige direkte i portalen, eller du kan eksportere dem i ulike format (pdf og .csv).
Alle brukere med tilgang til med økonomimodulen har tilgang til rapporter. Klinikkadministrator har i tillegg tilgang til å eksportere rapporter.
Skal du som ikke er klinikkadministrator også kunne eksportere rapporter, må klinikkadministrator aktivere dette på ansattkortet ditt under tilganger og rettigheter.
Gå til økonomimodulen og Rapporter. Velg hvilken rapport du vil se fra listen.
Rapportene kan enkelt tilpasses etter behovene dine og gir deg mulighet til å filtrere, avgrense og sortere på:
- Regnskap
- Aktører
- Periode
I tillegg er det en rekke flere filtreringsmuligheter for de ulike rapportene.
Noen av rapportene viser tall knyttet til HELFO og forsikring. Hvilke kolonner du ser avhenger av hvilke moduler og tjenester som er aktivert på klinikken din. Moduler eller tjenester du ikke bruker, som for eksempel forsikring eller HELFO, vil som standard ikke være synlig for klinikker der dette ikke er i bruk. Det er likevel mulig for alle å huke på disse alternativene fra tannhjulet, skulle du for eksempel ha brukt dette tidligere og har eksisterende data.
Slik får du eller regnskapsfører total oversikt over økonomien. Oversikten gir utfyllende informasjon og beskriver detaljer som dato, status på betaling, hvilken aktør, hvem som har betalt og eventuelle notater til de ulike oppføringene.
Les mer om hver enkelt rapport videre i artikkelen.
En reskontro representerer alle transaksjoner for en klinikks kunder. Den gir full oversikt over økonomien for én pasient eller bedrift. Reskontro kan dermed brukes til å se hva som er utestående per pasient/bedrift. Hvis en reskontro ikke står i null, betyr det at klinikken skylder kunden penger eller motsatt.
Rapporten viser alle regningskort som er laget for en pasient/bedrift og status på regningskortet - om det er et utkast, avventer betaling, innbetalt, kreditert eller tilbakebetalt.
Søk opp pasient, bedrift eller faktura, velg regnskap, aktør og filtrer på åpne eller alle poster.
Åpne poster viser alt utestående, i tillegg til avvik hvis kunden har betalt for lite/for mye på en faktura.
Reskontro er viktig for regnskapsfører fordi den gir detaljer om hva som tilhører konto 1500, og innblikk i hva pasienter skylder og hva klinikk skylder pasient.
Får klinikken forespørsel fra en pasient, er reskontro enkleste måte å få full oversikt over alle ordre knyttet til pasienten, og dermed se status på betaling, hente kopi av kvitteringer o.l.
Reskontro kan ikke eksporteres.
Omsetning viser full oversikt over alt du har omsatt. Omsetningen gjenspeiler det du har fakturert, ikke nødvendigvis den faktiske statusen på regningskortet. Omsetningen skal alltid vise den fakturerte inntekten. Uansett når du har laget fakturaen, skal omsetningen vise riktig inntekt på riktig tid.
Filtrer på regnskap, aktør og datointervall eller periode for å se omsetningen din. I periodefeltet blir dagens dato automatisk valgt for enkel og rask oversikt over dagens omsetning.
Alle ordre er som standard sortert etter ordredato, som gjenspeiler dato da timen fant sted, men du kan også velge å se på opprettelsesdato som gjenspeiler dato regningskortet ble opprettet.
Rapporten viser følgende kolonner:
- Ordredato: Datoen behandlingen fant sted. Datoen hentes fra regningskortet.
- Dato: Datoen regningskortet ble opprettet.
- Ordrenummer: Det kan være nyttig å søke etter ordrenummer i forskjellige sammenhenger, for eksempel i et forsikringstilfelle hvor man har fått en ordre avvist og må finne tilbake til denne ordren.
- Betaler: Her vises pasienten eller bedriften regningskortet er opprettet for.
- Pasient: Viser hvilken pasient regningskortet er tilknyttet, uavhengig av hvem som står som betaler.
- Forsikring: Viser summen av forsikringsandeler som er sendt i EHF-faktura til forsikringsselskapet.
- Helfo: Viser summen av HELFO-ordre som er sendt eller refundert av HELFO.
- Klokkeikonetbetyr at ordren er sendt, men ikke betalt.
- Ingen ikon betyr at ordren er refundert av HELFO.
- Trekantvarselbetyr at ordren er avvist fra HELFO.
- Blyantikonbetyr at regningskortet med HELFO-andel er lagret som utkast.
- Egenandel: Viser summen av alle egenandeler fra pasient eller bedrift.
- Blyantikonbetyr at ordren er markert som betales senere.
- Klokkeikonbetyr at egenandelen er fakturert, men ikke betalt.
- Ingen ikon betyr at egenandelen er betalt.
- Totalsum: viser totalsummen av hver andel.
Du kan åpne hver ordre i oversikten for å se flere detaljer. Gå til Historikk.
Legg merke til at det benyttes ulike datobegreper i rapporten og på regningskortet. Dato i oversikten er det samme som opprettelsesdato som du kan filtrere på i rapporten.
Åpner du et regningskort fra oversikten, er dato og opprettelsesdato det samme som handlingsdato som du finner under Historikk på regningskortet.
Ordredato i oversikten er det samme som dato på regningskortet
Se oversikt over ubetalte fakturaer og ikke fakturerte. Oversikten gjør at man enkelt kan se hvem som har utestående beløp (se hvordan).
Rapporten har to faner, Ubetalte fakturaer og Ikke fakturerte. Begge faner viser en linje for hver betaler - pasient, bedrift eller forsikringsselskap.
Ubetalte fakturaer: Her finner du alle fakturaer som er opprettet, men som ikke er betalt enda. Dette gjelder både fakturaer som du selv har opprettet med fakturamodulen og EHF-fakturaer sendt til forsikringsselskap. Trykker du på summen på hver linje, kommer du til økonomioversikten på pasientkortet (se hvor)
Ikke fakturerte: Her vises regningskort som er opprettet som utkast eller merket betales senere. Du kan enkelt starte samleregning herfra ved å trykke på totalsummen (se hvordan).
Totalt utestående beløp i hver fane viser utestående egenandeler og forsikringsandeler, den viser ikke utestående Helfo-andeler.
Denne rapporten gir deg oversikt over alle innbetalinger.
Du kan filtrere på type innbetaling:
- Alle innbetalinger
- Pasient
- Bedrift (inkluderer forsikringsselskap)
- Helfo
Rapporten viser følgende:
Betalingsdatoen i oversikten gjenspeiler datoen betalingen er registrert.
- For kort/kontant (merket som betalt eller betaling via betalingsterminal) hentes fra tidspunktet du klikker på knappen på regningskortet.
- For fakturaer fra forsikringsselskap: når Convene har meldt tilbake at fakturaen er betalt.
- For fakturaer til pasient/bedrift: når behandler selv har har merket fakturaen som betalt eller kjørt OCR.
Ordredato: Datoen behandlingen fant sted. Datoen hentes fra regningskortet.
Ordrenummer: Ordrens ID.
Betaler: Hvem som har betalt - bedrift, pasient, HELFO eller forsikringsselskap.
Pasient: Hvilken pasient regningskortet er tilknyttet.
Rapporten viser også betalingsmetode:
Bank: viser ordre som er betalt med faktura (fra pasient/bedrift eller forsikringsselskap).
Kort: viser ordre som er merket betalt med kort, eller betalt med kort på Convene-terminal eller andre kortterminaler.
Kontant: viser ordre som er merket betalt kontant.
Bruk printknappen til å printe en fullstendig oversikt over innbetalinger med moms, inkludert tilbakebetalinger. Har du filtrert på periode, printer den perioden du har valgt (se hvor).
Rapporten gir deg oversikt over krediterte fakturaer og tilbakebetalinger.
Du kan sortere på status: kreditert eller tilbakebetalt
Oversikten gir deg følgende informasjon:
- Dato: Datoen regningskortet ble opprettet.
- Ordredato: Datoen behandlingen fant sted. Datoen hentes fra regningskortet.
- Status: Viser om regningskortet er tilbakebetalt eller kreditert.
- Aktør: Viser hvem som har opprettet regningskortet. Merk at oversikten ikke viser hvem som har kreditert eller tilbakebetalt regningskortet, kun aktøren som har opprettet det.
- Betaler: Viser hvem som er betaler - pasient eller bedrift.
- Pasient: Viser hvilken pasient regningskortet er tilknyttet, uavhengig av hvem som står som betaler.
- Notat: Her vises det notatet du la til da du tilbakebetalte. Det er ikke mulig å legge til notat når man krediterer, så det vises ikke notat for krediteringer her.
Ved tilbakebetaling justeres ikke innbetalingsrapporten automatisk. Tilbakebetalinger må trekkes fra innbetalingsrapporten eller innbetalinger i måned og års-rapporten.
Legg også merke til at du kan makulere regningskort som ikke er fakturert eller betalt, mens en faktura må krediteres ettersom faktura regnes som et regnskapsdokument. Fakturaer kan kun nulles ut med kreditnota, og ikke slettes.
Måneds - og årsrapporten gir oversikt over økonomien per måned for hele året. Dette er en nyttig oversikt for måneds - eller kvartalsrapportering eller årsrapportering til regnskapsfører. Rapporten kan også være nyttig for å selv holde oversikt over omsetningen og sammenligne måneder.
Merk at rapporten ikke nødvendigvis vil gi korrekte utregninger hvis du legger sammen eller trekker fra tall fra de ulike kolonnene. Dette skyldes for eksempel at omsetningen kan være registrert i en annen måned enn når innbetalingen blir registrert.
Eksempel: Du gjennomførte en behandling i oktober og mottok innbetaling i november.
Måneds - og årsrapport
Rapporten kan sorteres på år (se hvor). Tilgjengelige år avhenger av når klinikken ble opprettet i PatientSky. Ble klinikken opprettet i 2020, vises 2020 og kommende år.
Du kan også filtrere på hvilke måneder du vil se i oversikten (se hvor). Som standard vises alle måneder.
Tannhjulet lar deg filtrere på hva du vil se i rapporten:
- Helfo-andel: Viser andel av et regningskort som skal refunderes av HELFO.
- Forsikring: Viser summen som skal betales av forsikringsselskap.
- Egenandel: Viser summen av alle pasientandeler. Denne summen inkluderer egenandeler ved både HELFO - og forsikringstakster, i tillegg til egendefinerte takster.
- Innbetalinger: Viser total sum som er innbetalt, både egenandeler, innbetalinger fra HELFO og forsikringsselskap. Betalingsmetode som faktura, kort eller kontakt vises ikke her, men kommer med hvis du eksporterer rapporten. Merk: Innbetalinger påvirkes ikke av korrigeringer av regningskort i ettertid (tilbakebetalinger og krediteringer), da innbetalingene fortsatt er registrert som utført i utgangspunktet.
- Ubetalt: Viser summen av alle utestående betalinger, det vil si ubetalte ordre, ikke fakturert og fakturert. Ubetalte forsikringsordre vises så fort den er sendt ut som EHF-faktura - disse ordrene vil altså først vises påfølgende dag. Forsikringsordre som kun er lagret som utkast vil derimot ikke vises her. Det vil heller ikke ubetalte HELFO-andeler.
- Tapsført: Viser summen av alle tapsførte regningskort, både egenandeler, HELFO-anelder og forsikringsandeler.
- Kreditert/tilbakebetalt: Viser alle krediterte og tilbakebetalte ordre, dette inkluderer både egenandeler, HELFO-andeler og forsikringsandeler. Ordresum vises for den måneden ordren ble kreditert eller tilbakebetalt. Tilbakebetalte og krediterte ordre er ikke trukket fra i kolonnen så fort de er tilbakebetalte eller krediterte. For å få riktig sum i innbetalinger, må du trekke fra det som står som tilbakebetalt og kreditert.
- Omsetningstall er basert på opprettelsesdato for regningskort.
- Rapporten viser ikke merverdiavgift (VAT/moms). Dette kan hentes ut ved å eksportere rapporten.
Klikk på printerikonetfor å skrive ut rapporten. Den skriver ut det den ser: det du har filtrert på kommer med i utskriften. Du kan også eksportere til .csv eller .pdf-fil
- 1.Velg hvilken rapport du vil eksportere.
- 2.Velg regnskap og aktør.
- 3.Velg datointervall eller periode.
Du kan enten laste ned rapporten som PDF-fil eller som .CSV-fil.
Regnskapsførere trenger ofte .CSV-fil for å føre inn i selve regnskapet. Dersom du laster ned rapporten som .CSV-fil, kan den åpnes i Excel eller Numbers (Mac), eller andre programmer som støtter .CSV-format. Les forklaring på hvordan filen kan ordnes i ulike program her.
Du kan gi regnskapsfører tilgang til PatientSky slik at de kan se og ta ut rapporter selv.
Omsetningsrapporten viser oversikt over alle krav, slik som betalte, ubetalte, og tilbakebetalinger og krediteringer for det regnskapet, aktøren og perioden du har valgt.
Eksempel på eksportert omsetningsrapport
Når du eksporterer og sender omsetningsrapport til regnskapsfører skal opprettelsesdato vises. Vær oppmerksom på at eksporten av omsetningsrapporten viser opprettelsesdatoen, noe som også er hensikten. Har du for eksempel sett på omsetningsrapporten i PasientSky-portalen og hatt den filtrert på ordredato før du har eksportert, vil dette kunne skape forvirring. Les mer om omsetningsrapporten her.
Oppgjørsrapporten gir oversikt over alle betalinger og tilbakebetalinger for det regnskapet, aktøren og perioden du har valgt.
Eksempel på eksport av oppgjørsrapport
Takstoversikten viser oversikt over takstbruk for regnskapet, aktøren og den perioden du har valgt. Denne oversikten kan være nyttig for å kryssjekke innbetalinger, takstoversikt og omsetning. Det er også nyttig for å få oversikt over hvem som har benyttet mer av utstyret (og dermed f.eks. skal betale mer).
Når du tar en eksport av denne rapporten kan du velge mellom opprettelsesdato (dato regningen ble opprettet) og ordre dato (dato for timen). Velger du en aktør og/eller et regnskap vil dette vises i eksporten. Dersom ingen er valgt, vil det stå Alle.
Merk at takstprisene i rapporten er oppgitt uten MVA.
Viser oversikt over økonomien per måned for hele året i form av omsetningstall og betalinger. Oversikten er nyttig for måneds-, kvartals- eller årsrapportering til regnskapsfører.
Når du eksporterer rapporten, kan du selv velge hva du vil skal være med. Alle parametere utenom HELFO og forsikring er valgt som standard. Huk av eller på de ulike. Neste gang du eksporterer rapporten, husker systemet valgene dine.
Når du eksporterer en måneds - og årsrapport kan du huke av og på ulike paramtere du vil ha med
Blant valgene er merverdiavgift. Summen her hentes automatisk basert på hva som er merverdiavgiften på de ulike takstene du har brukt. Har du opprettet egendefinerte takster og lagt til merverdiavgift, telles summen av disse også med her.
Eksempel på eksportert måneds - og årsrapport
Under Innbetalinger finner du Faktura. Her ligger alt som er betalt med faktura, både fakturaer laget med fakturamodulen dersom klinikken benytter denne, innbetalte EHF-fakturaer fra forsikringsselskap og alle betalinger fra HELFO.
Egenandel viser alle pasientandeler uavhengig av type takst du har brukt.
Innbetalinger viser alle innbetalinger til det valgte regnskapet, aktøren og perioden. Viser både innbetalinger ved kort, kontant og bank.
Eksempel på eksport av innbetalinger
Viser ikke hver enkelt ordre, men viser balanse ved åpning og lukning, det vil si hvor mye som er inntjent ved startdato og hvor mye er inntjent ved sluttdato. Start - og sluttdato refererer til det datointervallet du velger når du eksporterer rapporten.
Eksempel på eksport av saldorapport
Kontoplan viser oversikt over ulike kontoer og er generelt et verktøy for å opprette og administrere kontoer. Dersom du er usikker på hva de ulike kontoene i saldo-rapporten innebærer eller inkluderer, kan du se de ulike kontoene i konfigurasjonsmodulen og Kontoplan (se hvor). Kontoplanen kan også eksporteres i .csv-format.
Kontoplanen
Når jeg genererer en purring for en faktura med purregebyr, hvor vises beløpet for purregebyr i måneds - og årsrapporten?
Purregebyr inngår ikke i rapporten. Fanen Innebetalinger -> Faktura i rapporten baserer seg kun på fakturerte beløp på regningskortet - der inngår ikke eventuelle purregebyr.
Last modified 4mo ago