Ankomstregistrering
I timeboken indikeres det om pasienten er ankommet klinikken. Hvis pasienten er sjekket inn på timen, vil timen markeres i blått.
Det er to måter å sjekke inn pasienten på:
Pasienten kan bli sjekket inn av personalet på klinikken (for eksempel av helsesekretær). Denne funksjonen er som standard tilgjengelig for alle klinikker.
Pasienten kan sjekke inn selv. Dette er en tilleggstjeneste klinikken kan be om å få aktivert.
Finn pasientens time i timeboken.
Høyreklikk på timen og velg Sjekk inn (se hvordan).
Finner du ikke pasientens time? Søk opp pasienten ved navn eller fødselsnummer i søkefeltet og åpne pasientkortet (ALT + P). Under Timebok, ser du pasientens kommende timer. Klikk på den blå pilen for å gå til timen i timeboken.
Systemet støtter også muligheten for at pasienten sjekker inn selv. Istedenfor at personalet på klinikken (sekretærer eller behandlere) må ta imot pasienten og sjekke dem inn i timeboken, kan pasienten gjøre det selv.
Slik frigjør dere tid ved at administrasjonen flyttes fra klinikken til pasienten selv. Behandlere som bruker denne funksjonen, bruker mindre tid på å gå mellom kontoret og venterommet - da de kan se i timeboken om pasienten har sjekket inn. Helsesekretærer får færre henvendelser i resepsjonen, som frigir tid til andre oppgaver.
PatientSky-appen (på iOS og Android)
Convene betalingsterminal*
*Convene må aktivere funksjonen på terminalen. PatientSky kontakter Convene dersom dere velger å ha ankomstregistrering for pasienten aktivert.
Når pasienten åpner appen, ser de Hjem-siden. Her vises blant annet alle kommende timer og dialoger. Pasienten:
Klikker på timen (se hvordan),
Klikker deretter på Registrer ankomst.
En varsel kommer opp som bekrefter at pasienten har sjekket inn.
Pasienter kan tidligst sjekke inn på timen 5 minutter før den begynner. Dette bidrar til å sikre at de fysisk er på klinikken når de melder ankomst. Hvis Sjekk inn-knappen ikke er synlig på timen, må pasienten sjekke når timen starter.
Trykk på Meld ankomst
Pasienten taster inn fødselsnummeret sitt
Terminalen bekrefter at pasienten har sjekket inn.
Tips og triks for å sørge for at færre pasienter henvender seg i resepsjonen.
Slik blir pasienten lettere oppmerksom på at de kan melde ankomst selv.
Kontakt Convene dersom dere ønsker deres plakater tilsendt til klinikken.
Tenk over hvor pasienter først ser når de ankommer klinikken. Pasienten bør se plakaten før de ser helsepersonell i resepsjonen. Tenk igjennom:
Ser de rett mot inngangsdøren?
Kan plakaten henges opp på døren i øyehøyde?
Hva er det første pasienten ser når de åpner inngangsdøren?
Er det en synlig vegg plakaten kan henges opp på?
Eksempel: Mange klinikker har allerede gjort en god jobb med å plassere informasjonsplakater om koronaviruset på godt synlige steder på klinikken. Plasser plakatene for ankomstregistrering på liknende steder, så pasienten ikke går glipp av dem.
Hvis Convene-terminalen er plassert rett foran pasienten når de kommer inn inngangsdøren, er det enklere for pasienten å forstå at de kan bruke terminalen istedenfor å henvende seg i resepsjonen. Tenk over hva pasienten ser når de går inn. Dersom plasseringen av terminalen ikke er åpenbar for pasienten, kan plakater henges opp for å informere pasienten om å bruke terminalen.
Send en automatisk dialog til pasienten når de bestiller eller blir satt opp på en time. Dialogen kan legges til på relevante timetyper og minne pasienten på at de melde ankomst selv.
Automatisk dialog må legges til på hver enkelt timetype. Derfor er dette best egnet for klinikker med få timetyper.
Slik gjør du:
Lag en post-mal. Les hvordan.
Åpne timetypen i Konfigurasjonsmodulen.
Legg til automatisk dialog på timetypen. Les hvordan.
Lagre.
Dialogen vil sendes ut hver gang timetypen blir bestilt online eller pasienten blir satt opp på denne timetypen. Eksempel på mal til automatisk dialog: Du har en kommende time hos oss. Når du kommer til timen, vennligst meld din ankomst via PatientSky-appen eller vår betalingsterminal. I appen, klikk på din oppsatte time og trykk Registrer ankomst. Takk!
Mottar pasienten en varsel i appen om å sjekke inn på timen? Nei. Da vi undersøkte bruken av denne funksjonen, så vi at pasienter gjerne sjekket inn da de ble varslet før de var fysisk tilstede på klinikken. Dette skapte forvirring og unødvendig tidsbruk for klinikken - derfor fjernet vi varselet.
På hvilke timer kan pasienten sjekke inn selv? Pasienten kan melde ankomst selv for alle timetyper (inkludert gruppetimer), utenom administrative timer.
Er ankomstregistrering for pasient tigljengelig for alle behandlere på klinikken? Ja, funksjonen er tilgjengelig for alle. Man kan ikke ekskludere utvalgte timebøker.