Gruppetimer

Dersom klinikken har avanserte funksjoner aktivert i Timebok-modulen, har dere mulighet for å opprette gruppetimer. For å sette opp pasienter på gruppetimer, forutsetter det at dere har opprettet en timetype av typen gruppetime.

Lær om timetyper og avanserte funksjoner her:

Oppsett av gruppetimer

Dersom du i feltet for Timetype velger Gruppetime, vil du få opp noen ekstra felter.

Antall plasser: Her kan du angi hvor mange plasser som skal være tilgjengelig på gruppetimen. Bruk av Helfo-takster: Huk av for "Ja" eller "Nei" om gruppetimen skal konfigureres med automatiske helfo-takster. Velger du "Ja" her vil du få opp ekstra felter, som må svares på:

  • Hvem er gruppetimen for: Velg om gruppetimen er for alle eller for barn under 16 år

  • Er dette behandling i basseng: Velg om denne timen foregår i basseng eller ikke

Når dette er svart på, vil Helfo-takstene på gruppetimen automatisk bli lagt til når du oppretter regningskort.

Evt. tilleggsgebyr: På gruppetimer har du mulighet til å legge til takster som automatisk vil legges til når du oppretter et regningskort på pasientene etter at timen er avsluttet. Dette gjelder kun egne takster med fast pris. Søk opp takstene du ønsker å legge til.

Merk at siden autotakster for gruppetimer konfigureres her, trenger du ikke å legge til takster i fanen "Takster". Dersom du i tillegg legger til takster i fanen "Takster", vil du få dobbelt opp på regningskortet.

Les mer om egne takster her:

Sette opp pasienter på gruppetime

For å sette opp pasienter på en gruppetime, dobbeltklikk på den aktuelle gruppetimen i ønsket behandlers timebok.

Timen åpner seg og du ser hvilken gruppetime det er og antall plasser som er satt opp på timetypen. Om du vil endre antall tilgjengelige plasser, kan du gjøre det her.

For å sette opp pasienter på timen, gå til fanen Deltakere. Her kan du søke opp pasienter for å legge dem til. Dersom du har en pasient aktivert i søkefeltet øverst på plattformen, kan du klikke på Bruk aktiv pasient for å legge til denne som deltaker. Når du har lagt til alle pasientene du ønsker, klikk på Lagre time.

Pasientene er nå satt opp på timen og vil motta varsel innen fem minutter, dersom det er aktivert varslinger på timetypen. Dersom du har gjort noe feil og ønsker å slette timen før pasientene varsles, har du fem minutter på deg fra timen er lagret.

Ønsker du å slette timen, dobbeltklikk på den og velg Slett. Denne muligheten forsvinner etter fem minutter. Har det gått mer enn fem minutter, må du enten avbestille timen på vegne av hver enkelt pasient eller avlyse timen i sin helhet.

Avbestille for pasient

Dersom en pasient ringer inn til klinikken og ønsker å avbestille en time, kan du enkelt gjøre dette.

Dobbeltklikk på den aktuelle gruppetimen og gå til fanen Deltakere. Finn den aktuelle pasienten i listen og trykk på handlingsikonet: .

Velg Avbestill for pasient. Da får du opp et nytt vindu hvor du kan legge til et notat hvis du ønsker. Klikk Avbestill. Pasienten forsvinner nå fra listen over deltakere.

Avlyse gruppetime

Dersom du må avlyse en gruppetime, kan du åpne gruppetimen og trykke på handlingsikonet nederst til venstre. Velg Avlys time.

Timen avlyses nå for alle pasienter som var satt opp på timen og timen vil forsvinne fra timeboken. Deltakerne vil motta en varsel om at timen er avlyst, dersom varsler er aktivert.

Registrere ankomst

Når gruppetimen er i gang, kan du registrere oppmøte ved å sjekke pasientene inn og ut, eller registrere dem som Ikke møtt.

Dobbeltklikk på timen og gå til fanen Deltakere. For å sjekke pasientene inn, huk av ved siden av pasientens navn. For å markere en pasient som Ikke møtt, klikk på handlingsikonet ved siden av navnet og klikk Ikke møtt. Legg eventuelt til et notat.

Merk! Pasientene kan også selv sjekke seg inn og ut i appen, dersom klinikken har aktivert denne tilleggstjenesten.

For å sjekke pasientene ut, klikk på pil-ikonet ved siden av pasientens navn.

Opprette felles journalnotat og regningskort for gruppetimer

Når gruppetimen er ferdig, kan du trykke på Avslutt time.

Dersom klinikken benytter PatientSkys journal og økonomimodulet Ledger, vil du her ha flere muligheter. Hva du ser her, avhenger av hvilke moduler klinikken har.

Øverst kan du skrive et felles journalnotat for deltakerne på gruppetimen. Notatet legger seg i journalen til hver enkelt pasient. Ønsker du å skrive egne notater for hver pasient, kan du redigere journalnotatet i den aktuelle pasientens journal.

Les mer om endring av journalnotater her:

Videre velger du Regnskap og Aktør fra nedtrekksmenyene.

Merk at dersom du har valgt et standard regnskap, Regnskap og Aktør, komme opp automatisk.

Nederst finner du en oversikt over alle pasientene som var satt opp på timen og du kan også her markere om pasienten har møtt eller ikke.

Videre huker du av for hvilke pasienter du ønsker å opprette regningskort for.

Merk at det vil som standard være valgt å opprette regningskort for ALLE pasienter.

Dersom det skal opprettes regningskort for alle deltakerne, eller du ønsker å fjerne avhuking for alle pasienter, kan du benytte snarveien Velg regning til alle for å huke av alle.

Til høyre i oversikten ser du hvilke takster som er lagt til på timetypen. Dette er de takstene du selv har lagt til, eller Helfor-talster om du har huket av for "Ja" for bruk av Helfo-takster Disse vil komme opp automatisk på regningskortet når dette opprettes.

Har du driftstilskudd fra Helfo, vil også problemstillingen som er lagt til på pasienten, samt garantikode komme opp her.

Når du er klar til å lagre journalnotatet og opprette regningskort, klikker du Lagre.

Regningskortene opprettes til hver enkelt pasient og lagres under Ledger på pasientkortet med status Betal senere. Dersom pasienten skal betale med en gang, kan du åpne regningskortet direkte fra oversikten ved å trykke Se regningskort og velge betalingsløsning her.

Dersom pasienten skal betale senere eller har en bedrift som standardbetaler, kan du velge å samle opp ordrene og fakturere de samlet.

Les mer om Samleregning her:

Kopiere gruppetimer

Dersom du har jevnlige gruppetimer med de samme deltakerne, kan du enkelt kopiere en gruppetime og lime den inn på en ledig gruppetime en annen dag. Slik sparer du tid og slipper å legge til deltakerne på nytt hver gang.

For å kopiere en gruppetime, dobbeltklikk på timen, trykk på handlingsikonet og velg Kopier. Gå så til dagen du ønsker å sette opp denne timen. Finn den tomme gruppetimeluken du ønsker å lime inn timen på, høyreklikk på timen og velg Lim inn.

Du får da automatisk opp fanen med deltakere og kan eventuelt fjerne de pasientene som ikke skal settes opp ved å trykke på kryss-ikonet. Når du er ferdig, klikk Lagre. Gruppetimen er nå satt opp.