Ferie og fravær

Denne artikkelen gir deg en oversikt over hvilke innstillinger du bør være oppmerksom på ved fravær og ferieavvikling på klinikken. Her dekkes:
Fravær/ferie for en enkelt ansatt (uten vikar)
Fravær/ferie for en enkelt ansatt (med vikar)
Stengt klinikk (ferie, kurs eller annet for hele klinikken)
Listen er ikke uttømmende, men den tar for seg de vanligste spørsmålene som dukker opp i forbindelse med ferie og fravær. I tillegg gir den informasjon om hva du må passe på om du skal bruke journalsystemet utenlands.
​
Legg til stengt dag
Legg til stengt dag
Skal klinikken holde stengt en dag eller to, kan klinikkadministrator legge til en stengt dag ved å redigere åpningstidene. Legger du til en stengt dag, vil ikke pasienter kunne bestille timer eller ringe inn til klinikken denne dagen. Les hvordan du legger til stengt dag.
Endre telefonens åpningstider og telefonsvarer
I anropsinnstillingene kan du endre åpningstider og telefonsvarer
Har dere redigert åpningstidene og lagt til en stengt dag, vil telefonen automatisk være stengt, som forklart i forrige punkt.
Dersom dere kun har behov for å stenge telefonen én dag, eller dere ønsker å endre telefonens åpningstider, kan dette enkelt gjøres i telefoninnstillingene. Her kan du også endre lydmeldingen til telefonsvarer. ​
Skru av pasientdialog
I brukerinnstillingene kan du aktivere og deaktivere kommunikasjonstyper
Skal du på ferie og ønsker å unngå henvendelser fra pasienter, kan du selv deaktivere de ulike kommunikasjonstypene du er mottaker av. Dette gjør du i Brukerinnstillingene på din profil (se hvordan).
Les mer om hvordan man deaktiverer kommunikasjonstyper. Husk at du må aktivere disse igjen når du er tilbake.
Alternativt kan klinikkadministrator gjøre dette på vegne av de ansatte på klinikken, ved å redigere de ulike kommunikasjonstypene. Les mer om dette her.
Gjør timebestilling utilgjengelig
Timebestilling på stengt dag
Når du legger til en stengt dag i kalenderen ser det slik ut
Har dere lagt til en stengt dag, vil dette automatisk vises i alle ansattes timebøker. Alle ledige timer vil fjernes fra dagen, slik at ingen timer er tilgjengelig for pasienten å bestille online. Hvis man allerede har oppsatte timer på den stengte dagen, vil disse bli stående. Disse kan avlyses en og en (se hvordan), eller du kan avlyse alle dagens timer (se hvordan).
Legg til hendelse
Når man oppretter en hendelse i timeboken ser det slik ut

For å gjøre timeboken utilgjengelig for bestilling av timer når du skal ha ferie, kan du opprette en hendelse i timeboken som indikerer ferie. Da vil alle ledige timer fjernes. Dette vil gi de andre ansatte oversikt over når du er borte og pasienter vil ikke ha mulighet til å bestille timer i det oppsatte tidsrommet (se hvordan). Merk at allerede oppsatte timer ikke avlyses automatisk - disse må du avlyse manuelt (se hvordan).
Les hvordan du oppretter hendelser.​
Merk! Foreløpig gjelder dette kun vanlige timer og ikke smartluker.
Registrere fravær
For å sørge for at pasient og kolleger vet at en bruker ikke er tilgjengelig, er det viktig å registrere fravær. Når det er registrert fravær, men ikke satt en vikar, vil det ikke være mulig å sende verken intern dialog eller dialoger fra pasienter til den ansatte. Les hvordan man registrerer fravær.​
Registrere vikar
I forbindelse med ferieavvikling hvor man ikke skal stenge ned hele klinikken kan det være fornuftig med en oppfriskning på hvordan man setter inn vikarer og registrerer fravær. Les hvordan man setter inn vikar.
Vikarer som ikke allerede er ansatt ved klinikken, må først legges til som ansatte. Les hvordan her.​
Merk: Det er kun en klinikkadministrator som har mulighet til å sette inn vikar og fravær.
Ta betalt for kollegers pasienter
Dersom du skal opprette regningskort for dine kollegers pasienter en periode, kan det være nyttig å endre hvilket regnskap som kommer opp som standard på regningskortet, slik at du slipper å endre dette manuelt hver gang. Les mer her.​
Jobbe fra utlandet
Skal du jobbe i journalsystemet fra utlandet, er det visse land hvor du vil trenge norsk VPN for å logge på. 
VPN står for Virtual Private Network (virtuelt privat nettverk på norsk). VPN innebærer at all datatrafikken din krypteres før den forlater din PC/mobil, og så sendes til en server et annet sted, hvor den dekrypteres og forlater serveren til det tiltenkte målet som om PC-en din skulle ha befunnet seg der.
Du trenger ikke VPN i disse landene: 
Landkode
English
Norsk
AU
Australia
Australia
AT
Austria
Østerrike
BE
Belgium 
Belgia
BA
Bosnia and Herzegovina 
Bosnia og Herzegovina 
CA
Canada
Canada
HR
Croatia
Kroatia
DK
Denmark
Danmark
EE
Estonia
Estland
FO
Faroue Island
Færøyene
FI
Finland
Finland
FR
France
Frankrike
DE
Germany 
Tyskland
GL
Greenland
Grønland
GR
Greece
Hellas
HU
Hungary
Ungarn
IT
Italy
Italia
IS
Iceland
Island
IE
Ireland
Irland
JP
Japan
Japan
LT
Lithuania
Litauen
For land som ikke er listet opp, må du laste ned og logge deg på norsk VPN. Har du ikke VPN, kan du gjøre et internettsøk og finne en VPN-leverandør som passer for deg. 
Ofte stilte spørsmål
Hvis klinikken legger til en stengt dag, hvordan vil dette gjenspeiles i appen for pasienter?
Når klinikken har lagt til en stengt dag, vil ingen timer være tilgjengelig for booking for pasienter denne dagen. Såfremt du eller klinikken ikke har skrudd av muligheten for dialog med pasienter, vil pasienten fremdeles ha muligheten til å sende dialoger fra appen og pasientportalen.
Merk: Pasient får ikke opp informasjon om at klinikken er stengt, de vil kun se at det ikke finnes tilgjengelige timer for booking. Ønsker dere å informere pasienter om at klinikken er stengt, må dere gjøre dette via nettside eller telefonsvarer.