Vikar og fravær

Lær om å sette opp vikar og registrere fravær.

Dersom en bruker skal på ferie, kan en annen bruker vikariere for hovedbrukeren. Dette betyr at vikaren får tilgang på de funksjonene administratoren velger, og blant annet kan svare på telefoner og dialoger for hovedbrukeren. Det kan også registreres fravær i de tilfeller det skal informeres om at en ansatt er borte.

Vikar og fravær på ansattkortet

Merk: Det er kun klinikkadministrator som kan sette inn vikarer og fravær.

Sett inn vikar

Åpne konfigurasjonsmodulen og gå til Ansatte under Klinikk. Velg den ansatte du skal sette inn vikar for.

  1. Under Vikar velger du den som skal vikariere fra listen, eller du kan velge Legg til ansatt for å legge til en helt ny person på klinikken.

  2. Legg til Vikarfunksjoner. Her får du opp de aktuelle funksjonene brukeren er tilknyttet. Eksempel: Dersom hovedbrukeren har funksjonen Resepsjon Callcenter kan brukeren motta samtaler fra hovedkøen. Velger du at vikaren skal ta over denne funksjonen, vil også vikaren ha samme mulighet.

  3. Sett inn startdato og eventuelt sluttdato for perioden vikaren skal vikariere. Vikaren får da automatisk tilgang til systemet i denne perioden.

Sett inn vikar på ansattkortet

Det vil fremkomme ulike steder på plattformen at brukeren har en vikar.

Vikarens tilganger

Vikaren vil ha alle de samme tilgangene som er satt opp for brukeren han/hun vikarierer for, inkludert innboksen. Slik vil også vikaren få tilgang på eventuelle epikriser, henvisninger eller andre elektroniske meldinger som sendes hovedbruker. Dette forutsetter imidlertid følgende:

  • Hovedbrukeren må ha aktiv lisens, det vil si fortsatt tilgang på plattformen.

  • Vikaren må legges til som kommunikasjonspart under klinikkens oppføring i NHN Adresseregisteret. Kontakt NHN for hjelp til dette.

  • Vikarens HER-ID må legges til på vikarens ansattkort.

Vikar for bruker uten aktiv lisens

Det anbefales at hovedbrukeren har aktiv lisens mens vikar er registrert, slik at vikaren arver alle tilganger. Skal hovedbrukeren imidlertid være borte i lengre tid, kan lisensen gjøres inaktiv og vikariatet må settes opp på annen måte.

  • Ansattperioden på ansattkortet til hovedbrukeren definerer lisensperioden. Sett Aktiv til-datoen til datoen hovedbrukeren skal være borte fra (se hvor).

  • Under Tilgang og rettigheter, skru av alle (se hvor).

  • På vikarens ansattkort, gi utvidet tilgang til journal under Tilgang og rettigheter, og legg til hovedbrukeren i kriteriene, slik at vikaren får tilgang til hovedbrukerens journalnotater (se hvordan).

  • Når hovedbrukerens lisens er inaktiv, vil ikke vikaren automatisk motta meldinger sent til hovedbrukeren i sin innboks. Gi derfor vikaren tilgang til klinikkens innboks under Tilgang og rettigheter og Post på vikarens ansattkort (se hvor).

  • Mottatte eleketroniske meldinger som epikriser, henvisninger osv. kan ses i pasientens journal og i meldingsloggen, men vil ikke ses i innboks.

Registrere fravær

Fraværsfunksjonen kan brukes i tilfeller det skal informeres om at en ansatt er borte.

På ansattkortet,

  1. Under Registrer fravær, velg Ja.

  2. Sett datoene for fraværet.

Fraværet vil vises for både klinikkens ansatte og pasienter, i app, pasientportal og i klinikkportalen.

Registrere fravær på ansattkortet

Sette inn en vikar i timeboken

Dersom en behandler skal være borte i en periode og ønsker at en annen behandler skal ta over behandlerens timebok, kan dette gjøres slik:

  1. Gå til konfigurasjonsmodulen og velg Timebøker.

  2. Åpne timeboken til den aktuelle behandleren som skal ta over for behandleren som er fraværende.

  3. Under Velg hvilke pasienter som kan bestille i timeboken, velg pasientlisten til den behandleren som er fraværende.

Eksempel på konfigurasjon av pasientliste i timebok

Eksempel: I bildeteksempelet er vi i oppsettet til Auds timebok. Aud skal vikariere for Gustav og vil tilby Gustavs pasienter å bestille i sin timebok. Derfor har vi lagt til Gustavs pasientliste slik at hans pasienter for tilgang til å bestille i Auds timebok.

For å informere pasientene om dette kan dere enten sende ut en nyhet via nettsiden og appen, eller informere på deres egne nettsider.

Hvordan ser det ut for pasientene?

Når en pasient, gjennom appen eller pasientportalen, forsøker å få kontakt med en behandler som har en vikar eller registrert fravær, vil de få beskjed om dette.

Fravær

Dersom klinikken har valgt oppsett slik at pasientene kan se og velge behandlere i en liste når de sender meldinger, vil pasienten ikke kunne velge behandleren, om det er registrert fravær på den aktuelle behandleren.

Dersom mottakere av meldinger er satt til å være en gruppe og det registreres fravær kun på en behandler, vil denne behandleren ikke være mulig å velge, mens resten av gruppen vil være synlig. Registrerer man fravær på hele gruppen, vil ikke pasienter ha mulighet til å velge noen.

Ønsker du å hindre pasienter i å bestille time i perioden det er registrert fravær, må denne perioden i timeboken til den aktuelle behandleren gjøres utilgjengelig. Dette kan gjøres på flere måter. Les mer her.

Vikar

Dersom klinikken har valgt oppsett slik at pasientene kan se behandlerne i en liste før de sender melding, vil det allerede her vise at aktuell behandler har en vikar.

Vikar vises i appen

I tillegg vil det også komme tydelig frem når pasienten prøver å sende en melding til den aktuelle behandleren.

Vikar vises i appen ved sending av e-konsultasjon

Pasienten kan velge om de ønsker å gjøre meldingen tilgjengelig for behandlers vikar og får opplyst perioden for vikariatet.

Dersom fravær er registrert opplyses også dette om.

Vikar og fravær vises i appen