Oppsett
Det er minimum fire steg som bør være gjennomført for at timeboken skal hjelpe dere mest mulig i hverdagen:
Det må finnes en timebok for hver behandler eller tjeneste dere har på klinikken (lab, behandler 1, behandler 2 etc.).
Timebøkene bør fylles med timetyper som representerer hvilke behandlinger som tilbys.
Timetypene bør planlegges inn i ukemaler som gjør det lettere å se hva som tilbys, og som muliggjør online booking av timene.
Ukemalene bør planlegges i en arbeidsplan som kan gå uker, måneder eller år fremover i tid.
.gif?alt=media&token=8fdf4d6e-8785-4f62-84a4-f5639a771412)
Hver behandler på klinikken har gjerne hver sin timebok. Dersom dere får migrert data fra et annet system og over til PatientSky, vil sannsynligvis timebøkene til dere hadde i det andre systemet være opprettet.
Klikk på Konfigurasjonsmodulen, og velg Timebøker. Klikk på Opprett ny timebok om du ikke finner din timebok i listen. Fyll inn feltene og ta stilling til (se hvordan):
Om denne timeboken skal være tilgjengelig for online booking.
Hvilke pasienter som skal kunne bestille i denne timeboken.
Om du ønsker å sette opp restriksjoner for timebestilling og avbestilling.
Om du ønsker å motta SMS når pasienter bestiller eller avbestiller timer i timeboken. Det vil si at du vil motta SMS dersom en pasient bestiller eller avbestiller en time i din timebok (se hvor) . Denne tjenesten vil i likhet med pasientvarsler påløpe klinikken kostnader på 0,95 kr per varsling.
Merk at offentlig navn er det som vises til pasientene når de bestiller timer online. Internt navn er det som vises til dine kolleger på klinikken.
Gå til Konfigurasjonsmodulen, Timetyper og Legg til timetype (se hvor).
Velg et navn og varighet på timen. Navnet vises til pasientene om timen er tilgjengelig for online booking (se hvor).
Velg hva slags timetype dette skal være (se hvor).
Vanlig time (timen er synlig på nett og i app for pasient selv om den ikke nødvendigvis er tilgjengelig for online booking).
Skjult time (ikke synlig for pasient, brukes ofte for administrativt arbeid).
Gruppetime (husk også å velge antall plasser).
Synlige opplysninger ved timebestilling og i app:
Dersom du trenger å informere om en annen besøksadresse eller vil legge til en tilleggsbeskrivelse ved besøk, som er annen en klinikkens adresse kan du enkelt legge til det under Besøksadresse. I feltet Gate kan du også skrive i fritekst f.eks. I teltet ved siden av hovedinngangen (se hvor).
Velg om timen også være tilgjengelig som videokonsultasjon, husk å velg det under Kontaktflate. Les mer om videokonsultasjoner her.
Skal denne timen være en telefontime settes også det under Kontaktflate. Les mer om telefontimer her.
Skal du informere pasientene om noe ved booking kan du legge til tilleggsinformasjon eller automatisk dialog (se hvor).
Huk av for det som passer deg
Skal det sendes varslinger til pasienter når timen bookes? (se hvor).
Timevarslinger er en betalt tilleggstjeneste som dere selv velger om dere vil benytte. Bekreftelse på timen sendes til pasienten 5 minutter etter at timen er satt opp, mens påminnelse sendes 48 timer før timen. Pasienten får også varsling om timen flyttes eller avbestilles. Pasienten kan også uavhengig av varslingene se sine kommende og tidligere timer i PatientSky-appen eller i pasientportalen.
Skal timen være tilgjengelig for online booking? Enkelte timetyper behøver ikke å være tilgjengelig online, selv om du har satt opp timeboken til å være det (se hvor).
Aktiver online begrensninger hvis dere ønsker å begrense pasientenes tilgang for online booking (se hvor).
Aktiver avbestilling om pasienter selv skal kunne avbestille timer, og eventuelle restriksjoner (se hvor).
Under fanen Regler legger du inn regler på timetypen. Dette kan være å sette opp automatiske takster eller å sette restriksjoner for hvilke pasienter som skal kunne booke denne timetypen. På denne måten kan man bruke samme timetype for flere timebøker.
I PatientSky settes autotakster på timetypene. Gå til fanen Regler på timetypen, velg din timebok og de takstene du skal bruke for denne behandlingen (se hvordan).
Siden takstene som settes på timetypene kan knyttes til ulike timebøker, kan alle behandlere bruke de samme timetypene. Vi anbefaler at dere oppretter timetypene i fellesskap på klinikken, slik at dere unngår unødvendig mange like timetyper.
Når regningskortet opprettes, dannes grunnlaget for takstene ut fra hvilken timebok regningskortet opprettes fra.
For gruppetimer defineres IKKE automatiske takster under takster-fanen. Det settes ved å svare på spørsmål som synliggjøres når gruppetime velges. Les mer om oppsett og bruk av gruppetimer her.
Har du ikke tilgang til å opprette gruppetimer? Da mangler klinikken antagelig avanserte innstillinger, og du må ta kontakt med PatientSky support.
I likhet med oppsett av timeboken, har du også mulighet til å sette opp restriksjoner for hvilke pasienter som skal kunne bestille denne timetypen.
Gå til fanen Relger, velg din timebok og den/de pasientlistene du ønsker for denne behandlingen (se hvordan).
Om timetypen er tilgjengelig online og det er lagt inn restriksjon på hvem som kan bestille, så vil timen være tigljengelig for disse pasientene via app elelr pasientportalen selv om timeboken ikke er tilgjengelig online.
For at timer skal være tilgjengelig via online booking uten at pasientene må logge inn, må timeboken være online i tillegg til at Alle pasienter er satt opp som restriksjon.
For gruppetimer, settes restriksjoner for hvilke pasienter som skal kunne bestille også under fanen Regler.
Når man setter opp restriksjoner for hvilke pasienter som skal kunne bestille denne timetypen, vil man kunne se dette ute i timeboken. Merk at dette forutsetter at du har huket av for visningsssinnstillingen Tilgjengelig online (se hvor).
Med ukemaler vet systemet når dere forventer å ta imot pasienter. Ukemalen strukturerer arbeidsdagene, sparer dere for museklikk og gir et raskere overblikk over ledige timer.
Gå til Konfigurasjonsmodulen, Ukemaler og Legg til ukemal. Velg navn på ukemalen og en farge for å enklere skille de ulike ukemalene. Velg om du vil vise helgen for å planlegge den, og evt. opprett en ny timetype herfra.
For å bygge din ukemal, dobbeltklikker du på tidspunktet på dagen du ønsker, og velger Opprett timeluke. Velg en timetype fra listen, og hvor mange som skal ligge etter hverandre (se hvordan).
Gjenta og velg andre timetyper for å variere hvilke timer du tilbyr. Har du flere like dager i løpet av en uke kan du kopiere en dag og lime den inn på en annen. Du kan også fjerne hele dagen ved behov.
Har du valgt feil timetyper noen dager, eller ønsker å endre, kan du høyreklikke på seksjonen og endre timetypen eller slette hele seksjonen.
Lunsj bør ikke være en timetype. Dette, og annet som ikke er timer kan du bruke hendelser til (se hvordan).
Jobber du ulikt fra uke til uke kan du opprette flere ukemaler.
Klikk på Opprett for å kun lagre ukemalen, eller Opprett og gå til arbeidsplan for å gå direkte til resten av planleggingen.
Eksempler på typiske ukemaler:
Lege
Er det plutselig behov for å endre oppbyggingen av timeboken en dag, kan du endre timer til en annen direkte fra timeboken, uten å endre ukemalen. Høyreklikk på den ledige timen ute i timeboken, og velg fra listen (se hvordan).
Hold inne Ctrl eller Shift og klikk på flere ledige timer for å endre flere samtidig. For å endre alle timelukene i løpet av en dag, klikk på pilen ved siden av ukedagen og velg Endre dagens timetyper (se hvordan).
Du kan opprette flere ledige timer direkte i timeboken, hvis du for eksempel skal jobbe lenger en dag, eller skal jobbe på en fridag. På samme måte som i ukemalen dobbeltklikker du på ønsket tidspunkt i timeboken og velger opprett timeluke. Velg timetype og antall timer som skal legges inn (se hvordan). Dette gjør det lettere for kolleger å se hvordan du jobber, samt at timene kan bookes online av pasienter hvis du har valgt dette.
I arbeidsplanen legges ukemalene inn for å planlegge hvordan du jobber i løpet av de neste månedene eller årene. Dette hjelper dere med å se hvordan andre på klinikken jobber, og ferier eller annet fravær kan planlegges enklere.
Planleggingen kan både endres i arbeidsplanen, og direkte i timeboken. Og hvis dere tilbyr online booking, kan ikke pasientene booke timer lenger frem i tid enn hva dere har satt som online begrensninger på timetypen.
Gå til Konfigurasjons-modulen, arbeidsplan og finn din timebok i listen. Hold inne Shift-knappen og klikk på ukene du ønsker å planlegge. Klikk deretter på den ukemalen du ønsker å legge til (se hvordan).
Du kan også klikke på en og en uke for å ikke velge så mange av gangen. Dette gjør det enklere for deg å bygge opp arbeidsplanen din dersom du jobber ulike uker. Legg til ukemalen på samme måte som tidligere.
Ønsker du å legge til stengte dager, klikker du på Stengte dager. Herfra kan du legge til norske helligdager, eller legge til egne stengte dager. Alle timebøkene på klinikken vil automatisk stenges for online booking disse dagene.
Er det en uke du vet du skal være borte eller en dag du ikke er tilgjengelig på klinikken kan du endre det direkte i arbeidsplanen når du holder på. Klikk på ukemalen i den aktuelle uken, og fjern avhukingen på den eller de dagene det gjelder. Dette vil da kun gjelde din timebok (se hvordan).